Home
Blog
Valakinek össze kell fognia azt a sok apró részletet, amitől egy projekt végül működik.
Egy új webshop elindítása, egy kampány megvalósítása, egy folyamat átalakítása vagy akár egy rendezvény megszervezése kívülről nézve egészen más feladatnak tűnhet. A háttérben azonban nagyon hasonló munka zajlik: célokat kell meghatározni, feladatokat és felelősöket kijelölni, határidőket követni, embereket és szolgáltatókat összehangolni, információkat továbbítani – és közben észrevenni, ha valami nem úgy halad, ahogyan kellene.
A projektmenedzsment ezért számunkra nem meetingek szervezését és feladatlisták vezetését jelenti. Sokkal inkább azt, hogy valaki felelősen kézben tartja a teljes folyamatot, és gondoskodik arról, hogy a feladatokból végül eredmény legyen.
A Remote Assistant csapatával tehát a folyamatos együttműködéseken túl termék- és szolgáltatásbevezetések, kampányok, folyamatfejlesztések, webshopprojektek és rendezvények koordinálásában is részt veszünk.
Minél összetettebb egy projekt, annál könnyebb elveszni a részletekben. Az egyik feladat függ a másiktól, egy késés több következő lépést is befolyásolhat, miközben a projektben részt vevőknek sokszor csak a saját részfeladatukra van közvetlen rálátásuk.
Látni kell a teljes folyamatot: mi a cél, hol tartunk hozzá képest, kinek mi a következő feladata, milyen információra várunk, hol van szükség döntésre, és melyik az a pont, ahol időben közbe kell lépni ahhoz, hogy egy kisebb elakadásból ne legyen komolyabb csúszás.
Ehhez pedig nem elég egy jó projektterv, folyamatos kommunikációra, utánkövetésre, rugalmasságra és sokszor gyors problémamegoldásra is szükség van.
Mesi egy országos gasztronómiai esemény szervezésében vett részt, ahol vendéglátóhelyeket kerestünk meg és vontunk be a programba. A cél az volt, hogy az éttermek ne egyszerű résztvevőként, hanem valódi partnerként kapcsolódjanak a kezdeményezéshez.
„Kiemelt figyelmet fordítottunk a közvetlen, mégis professzionális kommunikációra és a folyamatos kapcsolattartásra. A pontos adminisztráció mellett törekedtünk arra, hogy a folyamatok átláthatóan és gördülékenyen működjenek, az esemény napján pedig minden szükséges feltétel rendelkezésre álljon.
A szervezés során természetesen adódtak váratlan helyzetek is, amelyeket gyorsan és hatékonyan kellett megoldanunk. Az összehangolt munkának köszönhetően a program végül eredményesen zárult, és külön öröm volt számunkra, hogy a résztvevő éttermektől több pozitív visszajelzést is kaptunk.” – emlékszik vissza Mesi.
A projekt bizonyította, hogy egy nagyobb kezdeményezés sikere nemcsak a gondos előkészítésen múlik. Ugyanilyen fontos a partneri együttműködés, a folyamatos kommunikáció és az, hogy váratlan helyzetekben is gyorsan tudjunk alkalmazkodni.
Orsi egyik kedvenc projektje elsőre jóval egyszerűbbnek tűnhetett: egy felajánlásnak köszönhetően kutyatálakat kellett eljuttatni a helyi főutca vendéglátóhelyeire, hogy a nyári melegben a négylábú vendégek számára is elérhető legyen a friss víz.
A háttérben azonban itt is ott volt mindaz, ami egy projekt sikeres megvalósításához szükséges: partnerek felkutatása, kapcsolatfelvétel, egyeztetés, határidők követése és a teljes folyamat koordinálása.
Orsi számára ráadásul személyesen is közel állt a feladat:
„Ez a projekt volt az egyik legnagyobb kedvencem, ha nem a legeslegkedvesebb! Állatbarátként azonnal megdobogtatta a szívemet. Nagyon könnyen megtaláltam a közös hangot a partnerekkel, és hatalmas öröm volt látni, hogy ők is ugyanolyan elkötelezettek voltak. Rengeteg vidám, szinte baráti telefonhívás után, határidőn belül sikerült teljesítenem a rám bízott feladatot.”
Ez a projekt arra is jó példa, hogy a projektmenedzsment nem feltétlenül több hónapos, sokszereplős fejlesztéseket jelent. Egy kisebb kezdeményezésnél ugyanúgy szükség van valakire, aki végigviszi a folyamatot, kommunikál a résztvevőkkel és figyel arra, hogy a vállalások valóban megvalósuljanak.
Egy működő webshop új rendszerbe költöztetése már egészen más léptékű projekt.
Egyik ügyfelünk webshopját Wix rendszerből Shoprenterbe költöztettük át, amely során Kati a teljes projekt vezetéséért és lebonyolításáért is felelt. A projekt során egyszerre kellett figyelembe venni az ügyfél üzleti igényeit, a technikai feladatokat, a rendszerbeállításokat, a termékadatokat, az integrációkat és az élesítéshez vezető lépéseket.
„Az én feladatom az volt, hogy egyben tartsam a projektet, lássam az összefüggéseket, koordináljam a résztvevőket, és gondoskodjak arról, hogy a végén ne egyszerűen egy “átköltöztetett”, hanem egy stabilan működő webshopot adjunk át.”
Orsi eközben a webshop felépítésének operatív oldalán dolgozott. Ő felelt többek között a termékfeltöltésért, a leírásokért, képekért és a kapcsolódó beállításokért. Az egyedi mezőgazdasági termékek miatt különösen nagy figyelmet igényelt a pontos kategorizálás és a termékleírások elkészítése, a raklapos kiszállítás miatt pedig a szállítási költségek beállítása is összetett feladat volt.
A két szerepkör jól mutatja, hogyan dolgozunk egy összetettebb projekten csapatként. Miközben valaki projektvezetőként a teljes folyamatot és az összefüggéseket tartja kézben, a projekt más résztvevői a saját szakterületükön viszik előre a megvalósítást.
Az új webshop végül sikeresen elindult, és a munka ezzel nem ért véget: azóta is operatíve üzemeltetjük.
A rendezvényszervezés talán az egyik legjobb példája annak, miért nem lehet a projektmenedzsmentet pusztán feladatlistákra és határidőkre leegyszerűsíteni.
Egy rendezvény mögött rengeteg egymásra épülő részlet van: helyszín, szolgáltatók, program, előadók, résztvevők, meghívók, regisztráció, catering, technika, kommunikáció és számos kisebb háttérfeladat. Ezeknek ráadásul egyetlen adott időpontra kell összeállniuk, Kati számára pedig éppen ez teszi izgalmassá ezt a területet:
„A rendezvényszervezés mindig is az egyik kedvenc projektterületem volt. Egy rendezvény mögött rengeteg egymásra épülő feladat, határidő és szereplő van, miközben szinte biztos, hogy menet közben jön valami váratlan helyzet is.
Ilyenkor nincs idő hosszan gondolkodni: gyors reakcióra, talpraesettségre és mindenekelőtt megoldásfókuszú gondolkodásra van szükség. Számomra éppen ez benne az izgalmas: kézben tartani a folyamatokat, összefogni a résztvevőket és megtalálni a megoldást akkor is, amikor valami nem a tervek szerint alakul.”
Egy projekt során könnyű eljutni oda, hogy mindenki dolgozik, mégsem teljesen világos, hol tart a folyamat. Az információk több embernél vannak, a határidők csúszni kezdenek, egy-egy döntésre napokat vár a csapat, a vezető pedig egyre több időt tölt azzal, hogy utánajárjon: ki hol tart és miért nem történt még meg a következő lépés. A projektmenedzsment feladata éppen ennek a megelőzése.
Mi abban segítünk, hogy legyen valaki, aki átlátja és összefogja a teljes folyamatot: követi a feladatokat és a határidőket, koordinálja a résztvevőket, biztosítja az információáramlást, időben jelzi az elakadásokat, és utánköveti, hogy a megbeszélt feladatok valóban elkészüljenek.
Mert egy jól menedzselt projekt végén nem az számít, hány meetinget tartottunk vagy hány feladatot írtunk fel egy projektkezelő rendszerbe, az számít, hogy amit elterveztünk, az megvalósult.
Ha nálatok is van egy projekt, rendezvény vagy fejlesztés, amelyhez jól jönne valaki, aki összefogja a szálakat és végigviszi a folyamatot, érdemes beszélgetnünk.