Ideális esetben minden cég életében elérkezik a pillanat, amikor az Excel táblákat és a Google Sheets-t végre leváltja egy program, bevezetésre kerül egy rendszer, ami még strukturáltabb működést eredményez. Nem kérdés, egyfajta szintlépés ez.
Az, hogy kinél mikor érkezik el ez a pillanat, sok tényezőtől függ. Most elmeséljük nektek a mi pillanatunkat.
Több mint 10 ügyfél, 10 virtuális asszisztens, akik közül néhányan párhuzamosan több ügyféllel, páran csak egy ügyféllel dolgoznak. Arról nem is beszélve, hogy társadalmi vállalkozásként kiemelten figyelünk a velünk dolgozó VA-k igényeire, így 3 foglalkoztatási formát is alkalmazunk. A működésünk komplexitása okán nem alkalmazunk csomag díjakat, az ügyfeleink felé óra alapon számolunk el.
Nagyon vágytunk már arra, hogy saját rendszerünk lehessen, de nem találtuk azt a rendszert, ahol a csapat munkájának időmérése mellett egyéb hasznos funkciók is rendelkezésünkre állnának. Így, ahogy sokan mások, mi is letáboroztunk a google sheet megalkuvásoktól nem mentes világában. Emellett mi is használtunk klasszikus time tracking eszközöket – például a Clockify vagy a Toggl típusú megoldásokat – de ezek nem a mi működésünkre lettek kitalálva.
Csak közben mi, a Remote Assistant csapat nem erre vágytunk.
2025.12.31-én Kati kolléganőm és férje, Gábor megleptek egy online bemutatóval. Gábor, ismerve a nehézségeinket fejlesztett a csapatnak egy saját rendszert, ami jóval túlmutat azon a munkaidőnyilvántartó rendszeren, amit kerestünk, csak nem találtunk. Ez az új rendszer nem egy időmérő szoftver, hanem egy belső működési rendszer, amelynek az idő csak az egyik adatpontja.
2026 első hetében minden gond nélkül, simán és gördülékenyen be is vezettük a saját rendszerünket, ami elhozta számunkra azt a bizonyos következő szintet.
A munkaidőnk mérésén túl itt kezeljük a szabadságokat, innen vezéreljük a számlázást, riportolunk az ügyfeleinknek, készítjük elő a bérszámfejtést. Vezetőként pedig tudok fontos híreket és kommunikációt megjeleníteni a csapat számára a dashboard felületen, aktuálisan látom a havi teljesítményünket, és tudunk chatelni egymással, ha szükséges.
A rendszerben a januári indulás óta már van:
Az új platform a korábbi legnagyobb félelmeimre is megoldást adott.
A csapatnak pedig strukturáltságot és biztonságot.“
Fantasztikus érzés, hogy azon túl, hogy biztonságban érzem magam a saját működésünket illetően, ez a rendszer tulajdonképpen nem egy technológiai projekt volt, hanem szervezetfejlesztési lépés.
A csapatunk valamennyi tagja néhány nap beköltözött és lelkesen, motiváltan kezdték el használni a rendszert. Számukra is újabb értéket tudtunk adni, ami ösztönzőleg hat a munkájukra is.
Végtelenül hálásak vagyunk Gábornak, aki megteremtette mindezt számunkra.
Ha kíváncsivá tettünk? Ismerd meg a fejlesztőt:
Ha szeretnéd te is megtapasztalni, milyen, amikor egy megbízható, felkészült távasszisztens csapat támogatja a vállalkozásod mindennapi működését, ismerd meg a sokoldalú háttériroda szolgáltatásainkat. Segítünk rendszert vinni a back office feladatokba, hogy te a valóban fontos dolgokra koncentrálhass.