Home
Blog
Képzeljük el… egy számla megérkezik e-mailben PDF-ként. Letöltjük, továbbküldjük jóváhagyásra, elmentjük egy mappába, felvezetjük egy táblázatba, elküldjük a könyvelőnek, majd később megkeressük, hogy kifizettük-e már.
Büszkén hangsúlyozzuk, hogy papírt közben talán egyszer sem használtunk.
De valóban digitalizáltuk a folyamatot? Ismerős a folyamat nektek is?
Virtuális asszisztensként sok vállalkozás működésére látunk rá belülről. A tapasztalatunk az, hogy az elmúlt években a számlázás látványosan digitalizálódott, a hozzá kapcsolódó adminisztráció azonban sok esetben csak részben követte ezt.
Ma már természetes az elektronikus számla. Amikor 2022-ben elindult a szolgáltatásunk, még vezettünk be e-számlát ügyfélnél, sőt, volt olyan beszállító az egyik partnerünknél, aki még évekig papír alapon állított ki számlát és postázta azt. A Digiméter 2024-es kutatásában a magyar KKV-k 67 százaléka már elektronikus számlát is befogadott és ki is bocsátott.
Közben azonban a magyar KKV-k digitalizációja összességében továbbra is elmarad az európai élmezőnytől. Az Európai Bizottság 2025-ös országjelentése is azt emeli ki, hogy bár pozitív tendencia látható, a magyar KKV-k vállalati digitalizációja még lemaradásban van az uniós versenytársakhoz képest.
Vegyünk egy teljesen hétköznapi bejövő számlát.
Megérkezik a pénzügyes vagy egy kolléga e-mail-címére. Valakinek fel kell ismernie, melyik projekthez vagy költséghelyhez tartozik. Ellenőrizni kell az összeget, a teljesítést, a fizetési határidőt. Ha szükséges, tovább kell küldeni annak, aki jogosult jóváhagyni.
Ezután bekerül a könyvelésbe, a fizetendő tételek közé, majd a bankba. Később pedig tudnunk kell, hogy jóváhagyták-e, lekönyvelték-e és valóban kifizették-e.
Ha minden egyes ponton egy embernek kell e-mailt továbbítania, fájlt letöltenie, adatot másolnia, Excel-sort kitöltenie és státuszt módosítania, akkor valójában nem egy digitális folyamatunk van, hanem egy manuális folyamatunk digitális dokumentumokkal.
Nem feltétlenül egy újabb szoftver megvásárlásánál, bár Igazolt Kvikkerként nem győzzük hangsúlyozni, mennyire szeretünk a Quick-el dolgozni.
A nulladik lépés mégis az, hogy végignézzük a folyamatot az elejétől a végéig.
Honnan érkezik a dokumentum? Ki ellenőrzi? Ki hagyhatja jóvá? Hol tároljuk? Hogyan jut el a könyvelésbe? Ki indítja a fizetést? Hol látjuk, hogy megtörtént? Mi történik, ha valami eltér a megszokottól?
Ha ezekre a kérdésekre csak úgy tudunk válaszolni, hogy „ezt Éva tudja”, „arról mindig írunk egy e-mailt”, vagy „van róla egy Excelünk”, akkor szinte biztos, hogy van még lehetőség a folyamat egyszerűsítésére.A cél nem feltétlenül a teljes automatizáció. A cél az, hogy az embernek ott kelljen dolgoznia a folyamatban, ahol valóban szükség van az ember döntésére.
Az automatizáció következő szintjén már nem csak előre meghatározott szabályok alapján mozgathatunk adatokat két rendszer között.
Egy megfelelően kialakított AI-agent workflow például képes lehet a beérkező dokumentum feldolgozására, a partner vagy projekt azonosításának támogatására, a kapcsolódó dokumentumok megkeresésére, eltérések jelzésére vagy a jóváhagyási folyamat előkészítésére, valamint a dokumentum megfelelő tárolására.
Egy rendszer például észlelheti, hogy ugyanattól a szállítótól korábban rendszeresen 300–350 ezer forintos számlák érkeztek, most viszont 820 ezer forintos számla jött.
Vagy azt, hogy a számlán szereplő összeg eltér a nyilvántartott megrendeléstől.
Esetleg hiányzik az a teljesítési igazolás, amelyet ennél a szolgáltatónál minden hónapban csatolni kell.
A rendszer előkészítheti az adatokat, összevetheti a rendelkezésére álló információkat, megjelölheti az eltéréseket, és a megfelelő ember elé teheti a döntést.
Az AI és az automatizáció használatánál számunkra ez az egyik legfontosabb alapelv.
Egy számla technikailag lehet hibátlan, miközben üzletileg nem jogos a kifizetése.
A rendszer megtalálhatja a megfelelő szerződést, de nem feltétlenül tudja, hogy az ügyféllel tegnap telefonon másban állapodtunk meg.
Felismerheti, hogy az összeg belefér a megszokott tartományba, de nem tudhat minden olyan körülményről, amelyet egy pénzügyi vezető, projektvezető vagy cégvezető ismer.
Éppen ezért egy jól kialakított workflow-ban továbbra is egyértelmű jóváhagyási pontokra, jogosultságokra és emberi kontrollra van szükség.
Érdekes módon ezt még a NAV saját 2026-ban megjelent eÁFA Tool megoldásánál is külön hangsúlyozza: a rendszer technikai ellenőrzést és validálást végez, de nem helyettesíti az adatok adószakmai ellenőrzését.
Ugyanez az elv vállalati környezetben is fontos.
Ezt a kérdést egyre gyakrabban megkapjuk mi, virtuális asszisztensek is. Őszintén hisszük, hogy nem. Hanem az, hogy ne az ember végezze azt a munkát, amelyet egy rendszer gyorsabban és következetesebben el tud végezni.
A felszabaduló időt sokkal értékesebb feladatokra lehet fordítani: az eltérések ellenőrzésére, kintlévőségek kezelésére, cashflow követésére, riportokra vagy éppen az ügyféllel való kommunikációra.
Sokkal inkább jól szabályozott. Egy jól működő pénzügyi adminisztrációban pontosan meghatározható, mely lépéseket végezheti el automatikusan a rendszer, mely esetekben kell figyelmeztetnie, és mely pontokon kötelező egy ember jóváhagyása.
Az egyszerű, rendszeresen ismétlődő számla végigmehet egy nagyrészt automatizált előkészítési folyamaton. A szokatlan összegű, új partnerhez tartozó vagy szerződéstől eltérő tétel viszont automatikusan megállhat. Ezt nevezzük valódi hatékonyságnövelésnek, nem azt, amikor mindenáron automatizálunk mindent, hanem azt, amikor a technológia és az emberi kontroll a megfelelő helyen találkozik.
Hanem az egész folyamatot. Sokszor ugyanis nem az a probléma, hogy egy adminisztratív feladat túl sok időt vesz igénybe, hanem az, hogy ugyanazt az információt több ember, több rendszerben, több alkalommal kezeli.
A folyamatfejlesztés első lépése ezért nem feltétlenül egy AI-agent bevezetése. Előbb meg kell érteni, hogyan működik most a vállalkozás.
Mi szükséges valóban? Mi történik csak megszokásból? Hol van szükség döntésre? Hol keletkezik felesleges manuális munka? És mely folyamatok elég stabilak ahhoz, hogy automatizálhatók legyenek?
Csak ezután érdemes technológiát választani. Mert egy rosszul működő folyamat automatizálva nem lesz jobb. Legfeljebb gyorsabban fog rosszul működni.
A digitalizáció akkor hoz valódi eredményt, amikor nem egyszerűen eltűnik a papír az irodából, hanem eltűnnek a felesleges adminisztratív lépések is.