Home
Blog
A mesterséges intelligencia ma már a mindennapi munkánk része. Nem az a kérdés, hogy használjuk-e, hanem az, hogyan tudjuk valóban jól használni. Szolgáltatóként úgy gondolojuk, hogy aki nem kezdi el beépíteni az AI nyújtotta lehetőségeket a munkafolyamataiba, hosszú távon versenyhátrányba kerülhet. De vajon mit jelent ez a gyakorlatban, és hogyan változtatja meg a virtuális asszisztensek munkáját?
Két kolléganőnk, Ilonka és Kati mesél arról, mire használják ma a mesterséges intelligenciát, milyen új lehetőségeket nyitott meg számukra, és hol látják a technológia határait.
A mesterséges intelligencia nem feltétlenül attól értékes, hogy kész megoldásokat ad. Sokszor azzal segít a legtöbbet, hogy megmutatja, merre érdemes elindulni – véli Ilonka.
A mindennapi munkám során sokféle feladatnál használom az AI-t. Van, amikor csak egy-egy megfogalmazásban segít, máskor egy összetettebb probléma megoldásában vagy egy új folyamat kialakításában támaszkodom rá.
Az üzleti kommunikációban például hivatalos e-mailek és angol nyelvű levelek megfogalmazásához használom. Segít abban, hogy a mondanivalóm pontosabb, érthetőbb és az adott helyzethez illő legyen.
Gyakran készítek dokumentációkat, folyamatleírásokat is. Sokszor rendezetlen jegyzetekből kell logikusan felépített, mások számára is jól használható anyagot összeállítanom. Az AI segít rendszerezni az információkat, felismerni a hiányzó lépéseket és átlátható struktúrát kialakítani.
Pályázati anyagoknál a szakmai tartalom megfogalmazásában, az erősségek kiemelésében, prezentációknál pedig a logikai felépítés kialakításában és a már elkészült anyagok kritikus ellenőrzésében veszem hasznát.
Kutatási és stratégiai feladatokban is jó segítség. Ilyen lehet például külföldi beszállítók felkutatása, a lehetőségek összehasonlítása vagy egy beszerzési stratégia előkészítése.
Az egyik legizgalmasabb terület számomra az automatizáció. Ha már tudjuk, hogyan kellene működnie egy folyamatnak, az AI a megvalósításhoz szükséges kód megírásában is segíthet. Így dolgoztunk például egy e-mail-fiók rendszerezésén, ahol a beérkező levelek tartalmuk alapján automatikusan címkét kapnak, majd a megfelelő helyre kerülnek továbbításra.
A munkánk változatossága miatt gyakran találkozunk addig ismeretlen problémákkal, amelyeket rövid idő alatt, mégis precízen kell megoldanunk.
Sokszor azt tapasztalom, hogy nem is maga a feladat jelenti a legnagyobb nehézséget, hanem az elindulás. Hogyan álljunk neki? Milyen információkat gyűjtsünk össze? Milyen szempontokat nem vettünk még figyelembe? Ilyenkor az AI támpontokat ad, kisebb, kezelhető részfeladatokra bontja a problémát, vagy olyan megközelítéseket javasol, amelyekre elsőre nem gondoltunk.
Számomra az AI sokszor csak a szikrát adja meg, azt a kiindulópontot, amelynek a megtalálása egyébként a legtöbb időt venné igénybe.
Nem gondolom, hogy ettől sérülne a kreativitásunk vagy a problémamegoldó képességünk. Megfelelő szakmai és élettapasztalattal képesek vagyunk értékelni, ellenőrizni és szükség esetén felülbírálni a kapott javaslatokat. Nem kell minden válaszát elfogadnunk, sőt!
Kifejezetten szeretem például egy elkészült dokumentáció ellenőrzésére használni. Megkérem, hogy vizsgálja meg a vonatkozó jogszabályi szempontokat, keressen hiányosságokat, és tegyen javaslatokat a kiegészítésre. A jogszabályi hivatkozásokat és a javaslatok helyességét természetesen külön ellenőrzöm.
Ez számomra az AI egyik legfontosabb korlátja: nem bízhatunk rá mindent. A válaszait kritikusan kell kezelnünk, és a szakmai ellenőrzés nem maradhat el.
Különösen fontos az adatbiztonság. Ügyféladatokkal, üzleti információkkal és érzékeny dokumentumokkal dolgozunk, ezért tudatosan kell eldöntenünk, milyen adatokat, milyen eszközöknek és milyen feltételekkel adhatunk át.
Az AI nem a saját tudásunk és tapasztalatunk helyettesítője. Segít gyorsabban elindulni, több szempontot figyelembe venni és alaposabban dolgozni. De a döntés, a felelősség és a végeredmény minősége továbbra is a mi kezünkben van.
Mi történik, ha egy virtuális asszisztens olyan technikai feladatokat is képes önállóan megoldani, amelyekhez korábban fejlesztői vagy rendszergazdai segítségre lett volna szüksége?
Számomra az AI-al kinyílt a világ – mondja Kati. Olyan dolgokat tudok ma már önállóan megvalósítani, amelyekről korábban nem is gondoltam volna, hogy képes leszek rájuk. Egyedi scripteket és CSS-kódokat készítek, webshopok megjelenését alakítom a saját elképzeléseim szerint, pedig nincs informatikai végzettségem. Sőt, akár egy hálózati nyomtató és a szkennelés beállítását is megoldom rendszergazda segítsége nélkül.
Ez a technológia számomra nem csupán egy eszköz, hanem egyfajta szakmai szabadság. Lehetővé teszi, hogy átlépjem a korábbi korlátaimat.
A napi munkámban szinte minden területen használom: kutatásra, adatelemzésre, dokumentációk és folyamatleírások készítésére, marketingkampányok tervezésére, üzleti és pénzügyi kalkulációkra, automatizációkra, technikai problémák megoldására és természetesen kommunikációra.
Az időmegtakarítás elképesztő. Például különböző forrásokból származó, nagy mennyiségű adatból néhány perc alatt tudok átlátható, rendszerezett táblázatot készíteni, ami korábban többórás munkát jelentett volna.
De számomra az AI legnagyobb előnye nem az, hogy helyettem dolgozik, hanem hogy a saját tudásomra és elképzeléseimre építve sokkal többre vagyok képes.
Az egyik legösszetettebb munkánk a Remote Assistant webshop operatív és üzemeltetési audit szolgáltatásának kidolgozása volt.
Egy szolgáltatás ötletből indultunk, és az AI segítségével, több egymásra épülő munkafolyamaton keresztül jutottunk el a teljes szolgáltatási rendszer kialakításáig.
Kidolgoztuk az audit módszertanát, a konzultációs forgatókönyvet, az ellenőrzőlistákat és a dokumentációs sablonokat. Elkészítettük az árkalkulációt, megterveztük az ügyfélszerzési kampányt, és összeállítottunk egy több mint 2000 webshopot tartalmazó potenciális ügyféllistát is.
Mindez nem egyetlen jól megfogalmazott kérdés eredménye volt. Folyamatos közös munka, tervezés, újragondolás, ellenőrzés és finomítás kellett hozzá.
A szakmai elképzelések, az üzleti döntések és a szolgáltatás tartalma tőlünk származott. Az AI abban segített, hogy ezeket gyorsabban és strukturáltabban tudjuk megvalósítani.
Ez a példa számomra jól mutatja, mennyivel többet jelenthet a mesterséges intelligencia egy egyszerű szövegíró eszköznél.
Sokan mondják, hogy az AI csak egy nagy lufi, ami hamarosan kipukkad. – mondja Kati.
Szerintem azok az AI-ra épülő megoldások valóban el fognak tűnni, amelyek mögött nincs valódi szakmai érték. Maga a technológia viszont velünk marad, és alapjaiban alakítja át a munkavégzést.
Meggyőződésem, hogy számos szakma átalakul, egyes munkakörök megszűnnek, miközben teljesen új, mesterséges intelligenciára épülő szakmák jönnek létre. A szakértelem azonban nem válik feleslegessé. Éppen ellenkezőleg: a jó kérdések, a kritikus gondolkodás, az ellenőrzés és a megfelelő döntések még fontosabbá válnak.
Számomra az AI igazi értéke nem az, hogy elveszi a gondolkodás feladatát, hanem hogy új lehetőségeket ad az ötleteim megvalósításához.
Vezetőként az egyik legfontosabb kérdés, hogyan tudjuk a technológiai fejlődést a csapatunk és az ügyfeleink javára fordítani.
Virtuális asszisztensként nem csupán feladatokat végzünk el. A küldetésünk része az is, hogy ügyfeleink működését hatékonyabbá, átláthatóbbá és fenntarthatóbbá tegyük. Ennek ma már megkerülhetetlen része az automatizáció és a mesterséges intelligencia tudatos alkalmazása.
Nem gondoljuk, hogy a csapatunk minden tagjának AI-agenteket kellene fejlesztenie vagy programoznia. De azt igen, hogy mindenkinek értenie kell, milyen lehetőségeket kínál számára ez a technológia. És szükségünk van olyan kollégákra is, akik mélyebb tudással rendelkeznek, és képesek összetettebb automatizációs megoldások kialakítására.
Ezért az AI több szinten is része a képzési tervünknek. A technikai ismeretek mellett a pontos kérdésfeltevést, a kritikus ellenőrzést, a tudatos, etikus és biztonságos használatot is fontos fejlesztenünk. A tanulást pedig nem korlátozzuk a szervezett képzésekre.
Bevezettünk egy egyszerű, de nagyon hasznos gyakorlatot: a heti csapat státuszunkon mindenki bemutat egy olyan feladatot, amelyet az adott héten AI segítségével végzett el.
Megosztjuk egymással, mire használtuk, hogyan fogalmaztuk meg a kérdéseinket, mi működött jól, és min kellett változtatnunk. Ezzel nemcsak inspiráljuk egymást, hanem folyamatosan tanulunk is a másik tapasztalataiból.
A célunk nem az, hogy minden feladatot mesterséges intelligenciával oldjunk meg. Hanem hogy felismerjük, hol tud valódi értéket teremteni: időt felszabadítani, csökkenteni a monoton munkát, javítani a folyamatokat és új megoldásokat lehetővé tenni.
És hogy elveszi-e az AI a virtuális asszisztensek munkáját? Biztosan átalakítja. Egyes feladatokra kevesebb időt kell majd fordítanunk, más feladatok pedig új tudást igényelnek. Éppen ezért tartjuk fontosnak, hogy ne csak kövessük a változást, hanem aktívan készüljünk rá.
Mert a Remote Assistant jövőjét nem abban látjuk, hogy ugyanazokat a feladatokat végezzük gyorsabban, hanem abban, hogy egyre nagyobb értéket tudjunk teremteni az ügyfeleink számára. Ehhez pedig továbbra is a legfontosabb erőforrásunkra építünk: a csapatunk tudására, tapasztalatára és fejlődési képességére.