Home
Blog
Folytatjuk blogsorozatunkat. Az első részben a webshop üzemeltetés kulisszái mögé néztünk be, most pedig egy olyan területre térünk át, amely szinte minden vállalkozás működésének egyik alapja: a pénzügyi adminisztrációra.
A következő két részben ennek a szolgáltatásnak a legfontosabb elemeit mutatjuk be.
Kiemelten fontos a hibátlan számlázás és a rendezett dokumentációkezelés. Egy cég életében nélkülözhetetlen, hogy a kimenő és bejövő számlák pontosan, időben és megfelelő tartalommal készüljenek el, valamint az is, hogy a hozzájuk kapcsolódó dokumentumok folyamatosan vezetve, rendszerezve és könnyen visszakereshető módon legyenek tárolva.
A rendszerezett adminisztráció segít abban, hogy a számlák, bizonylatok, szerződések és egyéb könyvelési anyagok ne szétszórtan, hiányosan vagy az utolsó pillanatban kerüljenek elő. Ha minden dokumentum rendszerezve van, az nemcsak a mindennapi feladatokat könnyíti meg, hanem a könyvelő munkáját is jelentősen segíti.
A könyvelési anyagok időben és hiánytalanul legyenek átadva. Ez csökkenti a hibalehetőségeket, támogatja a könyvelő munkáját, és megelőzi a hó végi, negyedéves vagy évzáráskori kapkodást.
A gyakorlatban ez azt jelenti, hogy:
A számlázás és a könyvelés előkészítés nemcsak adminisztratív feladat, hanem bizalmi terület is. Egy cég pénzügyeibe belelátni felelősség, hiszen ezekből a dokumentumokból, adatokból és folyamatokból rajzolódik ki, hogyan működik a vállalkozás.
Különösen fontosnak tartjuk, hogy aki ezen a területen támogatást nyújt, ne csak elvégezze a rábízott feladatokat, hanem értse annak súlyát is és ennek megfelelően végezze a munkáját.
„Nagyon szeretem a pénzügyi és üzleti adminisztrációs területet, mert mindig is azt gondoltam, hogy egy szervezet működésében központi szerepe van. Szinte minden területhez kapcsolódik, egy kisebb vállalkozásnál pedig ez még hangsúlyosabb: a döntések, fejlesztések és a stratégiai gondolkodás alapja a stabil üzleti folyamatok és a rendezett pénzügyi adatok.
Cégvezetőként megtiszteltetés számomra, amikor egy másik cégvezető megbízik bennem annyira, hogy ezt a bizalmi területet megossza velem, és rám bízza a cége pénzügyeihez kapcsolódó adminisztratív feladatokat.
Az, hogy időben, a számviteli előírásoknak megfelelően állítjuk ki a számlákat az ügyfeleknél, csak a nulladik lépés. Mégis nagyon fontos alap, mert ha már itt pontatlanság van, az később a könyvelésben, az egyeztetésekben és a cég mindennapi működésében is problémát okozhat.”
Vannak olyan együttműködések, ahol nem egy meglévő, jól működő folyamatba kapcsolódunk be, hanem szinte az alapoktól kell felépíteni a rendszert. Ilyenkor különösen nagy jelentősége van annak, hogy átlássuk, milyen dokumentumok keletkeznek, ezek hova kerüljenek, mikor van rájuk szükség, és hogyan tudják támogatni a könyvelő, valamint a cégvezető munkáját.
Egy jól felépített rendszer nem egyik napról a másikra alakul ki. Tapasztalat, figyelem és folyamatos finomhangolás szükséges hozzá.
A pénzügyi adminisztrációban nemcsak az számít, hogy a dokumentumok rendben legyenek, hanem az is, hogy a mögöttük lévő folyamatok jól követhetők legyenek. Ezért használjuk és ajánljuk több ügyfelünknél is a Quicket, amely segít a könyvelő felé történő adatszolgáltatásban és a vállalkozás pénzügyi helyzetének naprakész követésében.
Igazolt Kvikkerként nemcsak felhasználói szinten ismerjük a programot, hanem a bevezetésben, a paraméterezésben és a mindennapi használatban is támogatást tudunk nyújtani. Ez azért fontos, mert egy ilyen eszköz akkor ad valóban hasznos adatokat, ha jól van kialakítva, és a napi adminisztráció is következetesen épül rá.
A Quick egy olyan támogató eszköz, amely hatékonyabbá teszi ezt a munkát.
„Amikor elkezdtem pénzügyi adminisztrátorként dolgozni, hamar felismertem, hogy a munkánk messze nem ér véget ott, hogy egy számla a megfelelő mappába kerül. A precíz számlázás, a dokumentumok rendszerezése és a könyvelés előkészítés nemcsak a hó végi zárást könnyíti meg, hanem a cég mindennapi működésére is hatással van.
Megtapasztaltam, hogy a kisebb vállalkozások ügyvitele is lehet rendkívül összetett. A mi feladatunk, hogy ezt a bonyolultságot átláthatóbbá tegyük, és segítsünk abban, hogy a számlák, dokumentumok és könyveléshez kapcsolódó anyagok időben, rendszerezve és használható formában álljanak rendelkezésre.
Külön mérföldkő volt számomra a Quick bevezetése, mert segített egy helyre terelni az adatokat, követhetőbbé tenni a fizetettségeket, és megkönnyítette a könyvelő felé történő adatszolgáltatást. Ez is megerősítette bennem, hogy a jól vezetett adminisztráció nemcsak rendet teremt, hanem stabil alapot ad a további pénzügyi folyamatokhoz is.”
A Remote Assistantnél nemcsak az ügyfeleinknél látjuk, mennyit számít a jól szervezett pénzügyi adminisztráció, hanem saját magunknál is. Egy vállalkozás életében elengedhetetlen, hogy legyen valaki, aki figyel a dokumentumokra, követi a belső folyamatokat, és segít abban, hogy a napi adminisztratív feladatok ne maradjanak el.
Suzi belső VA-ként ebben támogat minket. Munkája jól mutatja, hogy a precíz, megbízható adminisztratív támogatás nemcsak az ügyfeleknek jelent értéket, hanem egy virtuális asszisztensekből álló cég mindennapi működésében is nélkülözhetetlen.
„Nagyon jó érzés a Remote Assistantnél dolgozni egy olyan cégnél, amely virtuális asszisztensekkel foglalkozik. Szerintem igazán menő, hogy én is ennek a modern, digitális világnak a része lehetek.
Kerekesszékes, fogyatékossággal élő emberként ez a lehetőség különösen sokat jelent számomra, mert megmutatja, hogy az elhivatottság és a tudás fontosabb, mint a fizikai korlátok.
Bár ez alapvetően önálló munka, sosem érzem úgy, hogy egyedül lennék, mert bármikor kérhetek segítséget a csapattól. Folyamatosan tanulhatok, fejlődhetek, és minden nap új tapasztalatokat szerezhetek.
Nagyon hálás vagyok ezért a lehetőségért, és örülök, hogy egy támogató, modern közösség tagja lehetek.”
A számlázás, a dokumentációkezelés és a könyvelés előkészítés alapvetően meghatározza egy vállalkozás mindennapjait. Ha ezek a folyamatok időben, következetesen és jól felépített rendszerben működnek, az nemcsak a könyvelő munkáját könnyíti meg, hanem a cégvezető számára is biztonságot ad.
A Remote Assistantnél abban támogatjuk ügyfeleinket, hogy ezek a feladatok ne utólagos kapkodást jelentsenek, hanem stabil, követhető és megbízható alapot adjanak a vállalkozás működéséhez.
A következő részben továbbmegyünk ezen a területen, és megmutatjuk, hogyan kapcsolódik mindehhez a kintlévőségkezelés, a cashflow riportok, valamint az előleg- és részletfizetések kezelése.